Optymalizacja podatkowa dla pracowników zdalnych w Szwecji
Praca zdalna dla wielu osób stała się codziennością. Zdarza się, że niektórzy podejmują zatrudnienie w innym państwie, w rzeczywistości wcale nie opuszczając Polski. Praca zdalna w dowolnym kraju wymaga jednak przestrzegania przepisów podatkowych. Jak kwestia ta wygląda w przypadku zatrudnienia w Szwecji?
Praca zdalna a rezydencja podatkowa
Sposób opodatkowania dochodów jest bezpośrednio związany z rezydencją podatkową pracownika, czyli jego miejscem zamieszkania do celów podatkowych. Przepisy różnią się w zależności od kraju, jednak w przypadku Szwecji i Polski istnieje umowa, która pozwala na uniknięcie podwójnego opodatkowania uzyskiwanych dochodów.
W przypadku standardowej pracy stacjonarnej określenie rezydencji podatkowej danej osoby nie jest trudne. Problem pojawia się natomiast w sytuacji, gdy pracownik przebywa w Polsce, ale jest zatrudniony w szwedzkiej firmie i wykonuje pracę zdalnie. Wówczas korzysta się z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i UPO. W takim przypadku pracownik może być jednocześnie uważany za polskiego rezydenta (na podstawie PIT-u), a także rezydenta szwedzkiego, na podstawie wewnętrznych przepisów. Wszystko zależy od uzyskiwanych dochodów i czasu spędzanego w Szwecji oraz Polsce.
Umowa ramowa UE w sprawie transgranicznej
29 czerwca 2023 roku Polska podpisała ramową umowę z UE w sprawie transgranicznej. Taki dokument zawarło też wiele innych państw, w tym Szwecja. Jej postanowienia określają sposób opłacania składek ZUS i podatku przez osoby pracujące zdalnie. Zgodnie z nimi, pracownicy działający częściowo w kraju zamieszkania dla pracodawcy z siedzibą w innym państwie (np. w Szwecji) wciąż mogą odprowadzać podatek i składki w Polsce.
Takie rozwiązanie jest dostępne jedynie w sytuacji, gdy:
- pracownik wykonuje od 25 do 50% swojej pracy w kraju zamieszkania,
- pomiędzy krajem zamieszkania a państwem, w którym znajduje się siedziba firmy, zostało podpisane wspomniane porozumienie.
Takie rozwiązanie może przyczynić się do obniżenia kosztów ponoszonych przez pracownika. Aby z niego skorzystać, należy złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia A1 do instytucji odpowiedzialnej za ubezpieczenia społeczne w kraju zatrudnienia.
Jeśli więc dana osoba spędza w Polsce nawet połowę czasu pracy, nie musi odprowadzać składek również w Szwecji. To duża oszczędność pieniędzy, zwłaszcza po uwzględnieniu zagranicznych stawek.
Sposoby optymalizacji podatków dla pracowników zdalnych
Istnieje wiele sposobów, które pozwalają na zoptymalizowanie ponoszonych kosztów. Są one dostępne również dla pracowników zdalnych. To m.in.:
- korzystanie z ulg – niektóre z nich są dostępne również dla osób, które przez większość czasu przebywają w Polsce, a także tych, które nigdy nie odwiedzają szwedzkiej siedziby firmy i działają w 100% zdalnie,
- wliczanie ponoszonych wydatków w koszty prowadzenia firmy – to rozwiązanie dostępne jedynie dla przedsiębiorców. Mogą oni wliczać wydatki ponoszone np. w związku z wyposażeniem biura w koszty prowadzenia firmy,
- korzystanie z umowy ramowej UE – taka opcja jest dostępna jedynie dla osób, które spędzają w Polsce maksymalnie 50% czasu pracy. Przez pozostałe dni mogą one pracować zdalnie, ale muszą przebywać na terenie Szwecji.
Niektóre osoby decydują się również na założenie działalności gospodarczej w Szwecji. Takie rozwiązanie pozwala na zmodyfikowanie sposobu rozliczania się z lokalnym urzędem skarbowym. Status przedsiębiorcy w Szwecji daje też dostęp do wielu benefitów, na które nie może liczyć osoba zatrudniona na umowę o pracę czy zlecenie. To m.in. dofinansowania dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą.
Ulgi dla pracowników zdalnych w Szwecji
W Szwecji, podobnie jak w Polsce, można skorzystać z wielu ulg. Niektóre z nich, np. te dotyczące dojazdów do pracy, nie są dostępne dla pracowników zdalnych. Osoby zatrudnione w tym modelu współpracy mogą jednak skorzystać z takich ulg jak:
- pełna ulga podstawowa – obowiązuje, jeżeli co najmniej 90% uzyskiwanych dochodów pochodzi ze Szwecji,
- odliczenie z tytułu pracy tymczasowej – jest dostępne jedynie w sytuacji, gdy przebywasz na terenie Szwecji i wynajmujesz tam mieszkanie,
- odpisanie z tytułu opłacania składek ZUS,
- ulga na podróże służbowe – dotyczy pracowników, którzy raz na jakiś czas muszą odwiedzić siedzibę stacjonarną w Szwecji.
Osoby pracujące zdalnie często mogą odliczyć również koszty ponoszone w związku z wykorzystywaną energią elektryczną czy internetem. Konieczne jest jednak udowodnienie, że media te są zużywane do pracy.
Zanim zdecydujesz się na uwzględnienie którejkolwiek z wymienionych ulg w swoim zeznaniu rocznym, upewnij się, że możesz z niej skorzystać. Istnieją bowiem różnego rodzaju ograniczenia, związane m.in. z rezydenturą podatkową czy wysokością dochodów uzyskiwanych w Szwecji. Dobrym pomysłem jest skorzystanie z pomocy specjalistów z zakresu rachunkowości, którzy sprawdzą, jakie ulgi przysługują Ci w związku z wykonywaną pracą zdalną.
Optymalizacja podatkowa w Szwecji z pomocą specjalistów
Optymalizacja podatkowa jest trudnym zagadnieniem, które wymaga znajomości zasad księgowości, a także przepisów obowiązujących w Szwecji. Z tego powodu dobrym pomysłem jest skorzystanie z pomocy specjalistów. Takie osoby wiedzą, jak poprawnie interpretować prawo i wykorzystać je do zmniejszenia należnych opłat.
W naszym biurze przeanalizujemy warunki zatrudnienia klienta i sprawdzimy, czy może on liczyć na różnego rodzaju ulgi i zwolnienia z podatków. Pomożemy wypracować sposób rozliczenia, który pozwoli na zaoszczędzenie jak największej ilości pieniędzy. Współpracujemy zarówno z osobami prywatnymi, zatrudnionymi na umowę o pracę, zlecenie czy dzieło, jak i przedsiębiorcami. Pomagamy im np. wybrać odpowiednią formę działalności gospodarczej, by zapewnić jak największą oszczędność na podatkach i innych obowiązkowych opłatach.